Volandis

Volandis maakt vliegende start met nieuwe kantoorautomatiseringsomgeving

Kennis- en adviescentrum Volandis organiseert de uitvoering van de individugerichte preventiezorg voor werknemers die onder de cao Bouw & Infra vallen. De naam is afgeleid van het Spaanse woord ‘volante’, wat vliegwiel betekent. De organisatie wil een vliegwiel zijn voor persoonlijke en maatschappelijk wenselijke ontwikkelingen. Om dit mogelijk te maken was een vliegende start noodzakelijk, ook op IT-gebied.

 Kennisinstituten Fundeon en Arbouw, de twee uitvoeringsorganisaties van collectieve voorzieningen in de bouwsector hielden op 1 juli 2016 op te bestaan. Aanleiding was de wens van de sociale partners om tot een meer integrale aanpak van gezond, veilig werk en de ontwikkeling van werknemers in de bouw- en infrasector te komen. Daarom werd Volandis opgezet als een nieuwe organisatie. Met als opdracht: bouwen aan een gezonde en bloeiende bouw- en infrasector, samen met arbodiensten. Een sector waarin mensen veilig werken, plezier houden in hun werk en zelf aan hun duurzame inzetbaarheid werken. “De beste resultaten boek je met gezonde,  gemotiveerde mensen. We dagen werknemers en werkgevers uit hier zélf actief mee bezig te zijn. Want bewust werken wérkt.”

 Een nieuw bedrijf

Aan het woord is projectleider informatievoorziening Anco Kolk. Voor hij bij Volandis startte, werkte hij ruim zeven jaar bij Fundeon. Hier was hij onder andere business analist en informatiearchitect. In zijn huidige functie is hij verantwoordelijk voor een groot aantal ICT-projecten. Hij benadrukt dat Volandis een nieuw bedrijf is, met nieuwe medewerkers. “Alle medewerkers hebben via een extern bureau gesolliciteerd naar hun functie. Zo is in een tijdsbestek van drie maanden een volledig nieuwe organisatie op de kaart gezet, met ongeveer 40 medewerkers. De ICT-afdeling ondersteunt naast Volandis ook Concreet Onderwijsproducten en 7 andere bedrijven op het Bouw & Infrapark.”

Roadmap

“Al in de tijd dat Fundeon en Arbouw nog bestonden, is gestart met het optuigen van een nieuwe ICT-omgeving voor Volandis. Hiertoe is een roadmap gemaakt met meer dan 70 projecten. Aan de hand van een business case besluit de directie of en wanneer een project wordt uitgevoerd. Eén van deze projecten was het optuigen van een nieuwe Windows-kantoorautomatiseringsomgeving met Office 365. Via hun nieuwe device die is uitgerust met Windows10 en Office365 kunnen alle medewerkers nu in de cloud werken, onafhankelijk van de tijd en locatie.”

Implementatie op maat

“Voor ieder project vragen we bij minimaal drie leveranciers offertes aan”, vertelt Anco. “Voor het kantoorautomatiseringsproject is Breinwave geselecteerd. Doorslaggevend bij deze keuze was de voorgestelde agile aanpak, waarbij een project in sprints wordt opgedeeld. Vooraf vinden workshops met de klant plaats, om te bepalen wat de wensen voor de inrichting en configuratie van de nieuwe werkomgeving zijn. Hierdoor krijg je wat je wilt hebben, en kom je niet voor verrassingen te staan. Zo waren we verzekerd van een implementatie op maat.” “We hebben een sterk in house IT-team, en houden graag zelf de regie over projecten. Als extra kennis en capaciteit nodig is, schakelen we eventueel een externe partij in. De samenwerking met Breinwave is uitstekend verlopen, er was direct een klik. Het zijn technisch zeer kundige mensen. Ook was het handig dat Breinwave een Office365-migratie deed bij het eveneens op het Bouw & Infra Park in Harderwijk gevestigde SOMA College. Hierdoor waren de Breinwave professionals vaak bij ons in de buurt en kon veel kennis gedeeld worden.”

 The Good, the Bad and the Ugly

Het project is opgeleverd in sprints van zes werkdagen. “Zo kom je tot overzichtelijke deelprojecten, en blijft het verandertraject overzichtelijk en beheersbaar. Aan het eind van iedere sprint bepaalden we the Good, the Bad and the Ugly. Daardoor konden we de status van het project goed overzien. Eerst vond de migratie van Concreet naar Office365 plaats, en vervolgens die van Volandis. Beide keren zijn we op zondag overgegaan. Bij Volandis kreeg het hele personeel op aandagochtend training, in drie groepen van 12 tot 15 personen. Daarna konden ze aan de slag met hun nieuwe laptop en werkomgeving. In die eerste week heeft iedereen zich er heel goed doorheen geslagen.”

 Trots op resultaat

“Als projectleider ben ik ontzettend trots op het resultaat dat we hebben neergezet”, concludeert Anco. “Het is de eerste week best lastig geweest om een weg te vinden in een nieuwe werkwijze en bestandsstructuur. In de week na de migratie hebben we vanuit ICT daarom nog de nodige ondersteuning geboden om iedereen op weg te helpen. Op een aantal specifieke onderdelen was het nog best even zoeken hoe de inrichting op de werkwijze van Volandis paste. Donderdags werd er een grote Breinwave-taart op kantoor afgeleverd. Die kwam op een goed moment: bijna iedereen kon redelijk goed overweg met de nieuwe werkplek. Wel realiseer ik me dat we nog maar een deel van de functionaliteit van Office365-suite gebruiken. Daarom is het fijn dat Breinwave op de achtergrond beschikbaar blijft om ons te helpen om Office365 optimaal te benutten.”

Auteur

Johan van Wijk